Empresas de todo o país precisam se preparar para uma importante mudança na gestão de seus documentos fiscais eletrônicos. A Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal decidiram padronizar o prazo mínimo de guarda e expurgo dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) em 132 meses, ou seja, 11 anos.
Essa nova exigência entra em vigor em 1º de maio de 2025.
Quais documentos serão afetados?
O novo prazo de retenção de 11 anos se aplicará aos seguintes documentos fiscais eletrônicos:
• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
• MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
• BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
• NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica)
• CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços)
• GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
• DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
• NFCom (Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica)
Por que essa mudança é importante?
Até então, a prática comum era manter a guarda desses documentos fiscais por, no mínimo, 5 anos, conforme o prazo de prescrição tributária previsto no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Agora, com a nova padronização, as empresas deverão reavaliar sua infraestrutura de armazenamento digital, já que será necessário manter os arquivos XML dos DF-e por mais do que o dobro do prazo anterior.
Essa mudança não altera o prazo de prescrição tributária de 5 anos, mas trata exclusivamente da obrigação de conservação dos arquivos para eventual fiscalização e comprovação das operações realizadas.
Atenção às legislações estaduais
Apesar da padronização nacional do prazo, cada unidade federativa poderá definir o meio e a tecnologia de armazenamento. Ou seja, as Secretarias de Fazenda dos Estados e do Distrito Federal terão autonomia para regulamentar como esses arquivos deverão ser armazenados e disponibilizados.
Essa particularidade reforça a importância de que empresas e profissionais da área contábil estejam atentos às normas locais e implementem processos de compliance fiscal adequados às novas exigências.
O que as empresas precisam fazer?
Com a obrigatoriedade de guardar documentos eletrônicos por 11 anos, é fundamental que as empresas:
• Avaliem e ampliem suas políticas de armazenamento e backup de documentos fiscais;
• Garanta a integridade, autenticidade e legibilidade dos arquivos XML durante todo o período de guarda;
• Se atualizem quanto às exigências específicas de cada Estado em que operam;
• Conte com sistemas de gestão eletrônica de documentos eficientes e auditáveis;
• Tenham suporte jurídico especializado para interpretar corretamente a legislação e reduzir riscos de autuação.